Вашему вниманию — заключительные «Заметки организатора». Иногда для успешности проведения выставки нужно не только уметь превращаться в мифического трехголового дракона, чтобы контролировать три главных фронта работ (кадры, пространство, процесс). Еще и принимать поистине драконовские меры для контроля над ситуацией! Причем во всех ее проявлениях: от рядовой рекламно-полиграфической, до форс-мажорной критической. Шеф, все пропало?!
Кадры решают все, даже когда явка провалена!
Первое направление процесса — подготовка экспозиции. Помните, что я в самом начале заметок говорил о помощниках? Это их звездный час! Именно они — ваша опора, надежда и рабочая сила. Нужно четко распределить все роли и обязанности, указав конкретные задачи и поставив сроки. И не забывайте, что «кадры» — это люди, и все они, даже вдохновленные Вашими пламенными речами и денежным вознаграждением, все равно… ленивы. И часто могут не дорабатывать до конца те задачи, которые Вы «нарезали». Поэтому помните — для руководителя важен контроль! Всегда перепроверяйте то, что должен был сделать Ваш подчинённый, потому как можно «сесть в лужу» в том месте, где уже два раза стелил себе солому. Иначе — караул!!!
…После перевозки расстроился белый рояль, а настройщик «куда-то подевался» и бледная помощница все не может до него дозвониться. Других контактов «под рукой» не оказывается, и теперь специально доставленный самолетом из Лондона музыкант отказывается играть «Апассионату»! Что делать? Пожаловаться всем в пределах видимости и слышимости, в красках, но ясно обрисовав проблему. «Шеф, все пропало?» — ан нет!
В моей практике был такой случай. Организовывая выставку в небольшом городке, мы забыли дома стикеры с информацией о картинах (название, автор, материалы…). Ночь, утром выставка, а у нас ЧП! И ведь это не просто стикеры: надписи являются неотъемлемой частью экспозиции, и они несут часть смысловой нагрузки. Переносить выставку с выходного дня на будни? Тогда уж можно ее сразу закрывать: впереди — рабочая неделя, «явка» народа на разрекламированное открытие точно провалится. В общем, у нас ни компьютера, ни принтера, одни шахтеры кругом, и тишина… Жалуюсь товарищу (он был одним из моих «якорей» в том городе), произношу пламенный спич о том, что меня окружают криворукие и тупоголовые. И тут он предлагает обратиться к парню, который, как в фильме «Джентльмены удачи», ну просто «профессор» — буквы ручкой рисует не хуже принтера Canon! И в четыре утра он не спит. Выбора не было, позвали этого паренька, и он, к слову сказать, превзошел все наши ожидания. Простой гелевой ручкой виртуозно «напечатал» все стикеры!
Реклама места встречи
Второе направление — реклама «места встречи». Можно создать уникальную экспозицию, часами выбирать экспонаты, драпировать зал, дрессировать лекторов и экскурсоводов. А в итоге получить «пшик» — пустые залы с редкими случайно заглянувшими посетителями. Это и неудивительно, если вы, руководитель и организатор, недобросовестно отнеслись к «промоушну» Вашего проекта. Весь город должен знать, что «Встречи с Кроликом у Белого Рояля» пройдут в арт-центре Нью-Васюков! И ни улочкой дальше: помните, я говорил о том, что помещение должно быть легко доступным и в «проходном» месте? Выставка может быть хоть трижды уникальной, но если людям нужно будет добираться в не слишком благополучный, отдаленный район города, то не ждите, что кроме близких друзей кто-нибудь вас навестит.
Я не буду углубляться в теорию маркетинга и коммуникаций, скажу лишь одно: рекламную кампанию выставки с четко обозначенным местом ее проведения нужно начинать уже в тот день, когда Вы сняли помещение. Это поможет подогреть интерес публики, и все (включая вас!) будут уверенно знать, где точно состоится выставка.
Гвоздь, программы и другие материалы
Третье направление вашего контроля при подготовке выставки — это тексты и сопроводительные материалы. Вы должны подготовить массу всего, от печатной продукции, промо-материала (бесплатные открытки? Компакт-диски?) до коммерчески интересных и привлекательных сувениров. Главное в этом деле — уловить специфику посетителей. Продумайте, какая краткая информация и в каком ракурсе будет интересна «целевой аудитории» — потенциальным посетителям выставки, и что заставит их прийти сюда снова и привести друзей.Например, если вы продаете предметы изобразительного искусства, задумайтесь над тем, как впечатлить человека настолько, чтобы на выходе он пожелал приобрести какой-либо Ваш экспонат или связанный с ним сувенирный материал.
В сувенирном угаре позаботьтесь и об упаковке: как люди будут нести купленные постеры? Если рядом на виду — удобный «тубус» — постер будет куплен. А чашки-кружки нужно упаковывать в коробки с «пупырчатым» целлофаном.
Также Вы должны продумать, что вам нужно написать в рекламных брошюрах и на плакатах, чтобы поток посетителей просто затопил выставочные залы. Рисуем Белого Кролика с рупором, подписывая реплики в духе «Алисы в Стране чудес»? Представляем картину художника в виде окна в иное измерение? Или же просто добиваемся графической броскости?
…Итак, подытожим все вышесказанное. Вы — руководитель, у которого есть контакты и договоренности с художниками, идея и цель выставки, которая будет достигнута при условии успешной реализации проекта. Вы окружаете себя соратниками, находите помещение, и в то время, как Ваши помощники размещают экспонаты, Вы занимаетесь рекламой и постоянно озадачиваете пишущую братию созданием отличных текстов. Попутно контролируете деятельность всех и каждого, кто участвует в реализации проекта. Милочка, минимум три контакта с разными настройщиками роялей!
Опять же, из опыта скажу, что я пользуюсь услугами своих старых знакомых и очень неохотно обращаюсь к новым специалистам. Ведь все мои проекты должны реализоваться в четкие сроки, и времени на «пробы пера» незнакомцев особо нет. К примеру, среди моих соратников — классный специалист по верстке рекламы любого формата. Он четко улавливает желания клиента и выдает «на-гора» точно то, что от него просят, и в положенный срок. Если возникали вопросы технического характера, то на помощь приходил мой старинный товарищ — моряк по образованию и, что называется, «золотые руки». Призывая его под свои знамена, я знаю, что будь мои сподручные трижды криворукими, он сможет подсобить и научить, как все приспособить надежно и красиво. Что касается текстов — львиную долю я стараюсь брать на себя, но в последнее время прибегаю к помощи нескольких моих старинных товарищей по литстудии.
Опять же, из опыта скажу, что я пользуюсь услугами своих старых знакомых и очень неохотно обращаюсь к новым специалистам. Ведь все мои проекты должны реализоваться в четкие сроки, и времени на «пробы пера» незнакомцев особо нет. К примеру, среди моих соратников — классный специалист по верстке рекламы любого формата. Он четко улавливает желания клиента и выдает «на-гора» точно то, что от него просят, и в положенный срок. Если возникали вопросы технического характера, то на помощь приходил мой старинный товарищ — моряк по образованию и, что называется, «золотые руки». Призывая его под свои знамена, я знаю, что будь мои сподручные трижды криворукими, он сможет подсобить и научить, как все приспособить надежно и красиво. Что касается текстов — львиную долю я стараюсь брать на себя, но в последнее время прибегаю к помощи нескольких моих старинных товарищей по литстудии.
Тусовка – двигатель успеха! Рояль достали из кустов.
И вот день «Ч» настал. Триумф готовим своими руками! Пригласите на открытие выставки как можно большее количество людей. Пускай они пообщаются некоторое время между собой в предвкушении и ожидании торжественного момента открытия. В это время что-то должно привлекать их внимание, ведь чем больше «позитивного шума» вокруг вашего мероприятия — тем лучше для Вас!«Закон трех людей» в этом случае работает в самом лучшем своем проявлении. Он гласит, что если трое стоят и смотрят вверх, то все, проходящие мимо, будут задирать голову, в надежде разглядеть то на что смотрят первые трое.
Здесь ситуация та же, только дайте им импульс и создайте ажиотаж! Рояль под потолком подвешивать не советуем: и техника безопасности под вопросом, и вторичность затеи осудят: все это было, было еще во времена великого Дали… А вот белые кролики на руках у встречающих публику привлекательных девушек в шляпах — это идея! Соломка-наполнитель в клетке, отдохнувшие зверьки на смену и корм всей братии — предусмотрены.
Не менее важен и день закрытия. Покидая помещение, Вы должны вернуть его арендодателю в том состоянии, в котором его брали, или немного улучшив. Если Вы забудете свой мусор в уже оставленном помещении, испортите стены или пол, — в будущем Вы можете не рассчитывать на позитивное расположение арендодателей к Вам и Вашим проектам. Репутация сумасбродного и безответственного Безумного Шляпника вам ни к чему — нужно делать серьезные дела! Поэтому, неся культуру в массы, важно самому всегда быть культурным человеком.
…Выставка успешно завершила свою работу. Ну и кто скажет, что на этом месте когда-то был белый рояль? Разве что впечатленная публика, которую мы вам искренне желаем покорить.
Данила Стрелецкий
Данила Стрелецкий
